Adjoint administratif - Adjointe administrative
Voir toutes les appellations Code CNP: 1241Les adjoints administratifs et adjointes administratives effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels.
Profil rattaché
Organisé-e
Découvrir les métiers- Principales tâches
- Formations et conditions d’accès
- Où puis-je travailler?
- Ressources utiles
Principales tâches
Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites.
Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes.
Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur.
Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire.
Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages.
Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information.
Formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau.
Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente.
Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions.
Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires.
Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche.
Surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.
Organiser, s'il y a lieu, des conférences.
Formations et conditions d’accès
Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.
Où puis-je travailler?
Les adjoints administratifs et adjointes administratives travaillent dans les toutes les organisations du secteur de l'économie sociale et de l'action communautaire.
Ressources utiles
Entrevue avec des pros
Édith Forbes
Territoires innovants en économie sociale et solidaire (TIESS)
Dans quelle organisation travaillez-vous?
Je travaille au TIESS, soit l’organisme Territoires innovants en économie sociale et solidaire, qui a pour mission le transfert de connaissances en économie sociale.
Parlez-nous de votre métier...
Je suis responsable de l'administration générale de l'organisme, soit être en charge de nos fournisseurs, des divers achats de l'organisme et de tout ce qui a trait à la logistique du bâtiment où nous sommes situés. De plus, je suis responsable de la comptabilité et de la révision des documents. Je travaille avec la direction et suis en charge de la préparation des instances et du site web.
Quel est votre parcours?
J'ai d'abord obtenu un DEC en sciences administratives puis ai suivi des cours de sociologie pendant deux (2) ans à l'Université du Québec à Montréal (UQAM).
Qu'est-ce qui vous motive à travailler en ÉSAC?
Je crois que l'économie sociale ouvre sur le développement d'un nouveau modèle économique.
Quelles sont les compétences et habiletés nécessaires?
Les compétences nécessaires sont, selon moi, la polyvalence, la souplesse et la capacité à conjuguer plusieurs fonctions. Une excellente connaissance du français parlé et écrit sont nécessaires. De plus, des connaissances en gestion sont un atout, en plus de savoir assurer la tenue de dossiers en RH et en comptabilité. Enfin, il faut posséder une bonne capacité à rédiger.
Dans quelle organisation travaillez-vous?
Je travaille chez Les Aventuriers Voyageurs, un organisme qui fait de la production et diffusion de films et conférences de voyage.
Parlez-nous de votre métier...
Mon horaire est de 28h par semaine. Mes tâches sont assez diversifiées, je m'occupe aussi bien du service à la clientèle, que de la comptabilité. Je m'occupe des communications de presse, de l'encadrement des stagiaires mais aussi de la conception graphique parfois et de la vente et de la promotion des produits et services de l'organisation, tels que des abonnements, des DVD ou des formations. Enfin, je suis en charge de faire le suivi avec les partenaires, collaborateurs et collaboratrices et de rechercher de nouveaux commanditaires.
Quel est votre parcours?
J'ai fait des études universitaires pendant quatre (4) ans avant d'être employée chez Les Aventuriers Voyageurs.
Qu'est-ce qui vous motive à travailler en ÉSAC?
Ce qui m'inspire dans ce domaine est de promouvoir la culture de créateurs locaux et encourager la découverte des autres cultures avec respect et ouverture d'esprit.
Quelles sont les compétences et habiletés nécessaires?
Il me semble nécessaire d'avoir certaines connaissances des logiciels de bureautique (tableur notamment), de gestion de base de données et de mailing. De plus, être à l'aise avec HTML, les courriels et avoir certaines notions en graphisme sont des atouts à ne pas négliger. Enfin, être entregent, faire preuve de précision, de polyvalence, d'organisation, et avoir un grand sens de la communication au sein de l'équipe sont essentiels.
Appellations
- adjoint administratif/adjointe administrative
- adjoint administratif/adjointe administrative - bureau
- adjoint administratif/adjointe administrative aux prêts et bourses
- adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
- assistant/assistante de recherche (réseau de la santé et des services sociaux)
- commis-secrétaire
- secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
- secrétaire administratif/secrétaire administrative